W przypadku czasopism składających ankietę i aplikujących tym samym o ocenę w obrębie tzw. "listy B", system POL-index gromadzić będzie dane co najmniej od roku 2008. Zbierane są dane ze wszystkich zeszytów wydanych przez czasopismo, z wyjątkiem suplementów zawierających wyłącznie abstrakty wystąpień konferencyjnych (tzw. books of abstracts).
Wymagane dane to:
(a) dla dwóch lat poprzedzających rok wypełnienia ankiety czasopisma - pełne rekordy bibliograficzne wszystkich opublikowanych artykułów,
(b) dla lat od trzeciego do siódmego poprzedzających rok oceny czasopism - skrócone rekordy bibliograficzne wszystkich opublikowanych artykułów.
Powyższe zakresy danych dla poszczególnych lat mają charakter minimalny. Zachęcamy jednak do wprowadzenia danych wykraczających poza ten zakres, takich jak afiliacje autorów czy - w przypadku artykułów opublikowanych w latach wymienionych w punkcie (b) - bibliografie.
Na pełny rekord bibliograficzny artykułu składają się:
Wprowadzenie tytułów artykułu w innych językach, informacji o autorach oraz bibliografii są obowiązkowe, o ile informacje te w danym artykule zostały zamieszczone.
Przez bibliografię rozumie się zarówno bibliografię załącznikową, jak również odniesienia do innych prac zawarte wyłącznie w przypisach dolnych lub końcowych. W takim przypadku przypisy te należy opracować w sposób opisany na stronie Bibliografia.
Na skrócony rekord bibliograficzny artykułu składają się:
Tytuły artykułu w innych językach i informacje o autorach są obowiązkowe, o ile informacje te zostały zamieszczone w danym artykule.
Dodatkowo, jako dane nieobowiązkowe, wskazane mogą zostać: