System do wprowadzania danych do bazy POL-index zostanie utruchomiony wkrótce. Zalogowanie do systemu będzie możliwe tylko za pomocą loginu i hasła używanego w Polskiej Bibliografii Naukowej (PBN).
System POL-index będzie gromadzić dane na trzy sposoby:
Z tej metody będą mogły skorzystać czasopisma indeksowane w bazach bibliograficznych współpracujących z systemem POL-index. Patrz: "Współpraca".
Dane artykułów zostają zaimportowane bezpośrednio z baz w formie tzw. szkiców. Redakcje czasopism będą miały możliwość poprawiania i uzupełniania tych danych. Konieczne jest również finalne potwierdzenie poprawności danych przez przedstawiciela czasopisma.
Najszybszą i najprostszą metodą dostarczenia danych do systemu POL-index jest import metadanych w formacie XML. Metoda ta zalecana jest przede wszystkim w przypadku tych czasopism, które już posiadają metadane w swoich systemach informatycznych lub w postaci plików. Ze względu na różnorodność formatów metadanych oraz uwzględniają fakt, iż wymagane są tylko nieliczne metadane, system POL-index wykorzystuje tu dedykowany, prosty format XML. (zob. format POL-index)
Import danych odbywa się poprzez stronę WWW POL-index.
Możliwe będzie również wprowadzanie danych poszczególnych artykułów za pomocą dedykowanego formularza dostępnego na stronie POL-index.
Dane wprowadzone na każdy z trzech powyższych sposobów wymagać będą weryfikacji i ostatecznego zatwierdzenia przez przedstawiciela czasopisma. Jedynie zatwierdzone dane uważane będą za dostarczone do systemu POL-index.